Wie organisiere ich eine Buchveranstaltung?

Ein Gastbeitrag von Christina Willemse

 Christina Willemse ist Autorin zahlreicher Kinder- und Fantasybücher. Mit ihren zwei Teilen von "Rhania, Tochter der drei Monde", einem Buch über den "kleinen Drachen Rüdiger" sowie dem letztes Jahr erschienenen Kinderbuch "Das Glückseelchen" hat sie schon zahlreiche Leser begeistern können. Seit letztem Jahr ist sie außerdem Initiatorin und Organisatorin des jährlichen Autorentreffens Fabula Est, das 2019 am 11. Mai in der Solinger Stadtbibliothek stattfindet und das Autoren und Lesern enger miteinander vernetzen soll. 

Homepage Autorin: https://chwillemse.wordpress.com/

Homepage Fabula Est: https://fabula-est.com/

Fabula Est – Triff Deine Autoren: So heißt meine Veranstaltung, die ich letztes Jahr ins Leben gerufen habe. Autoren und Leser treffen sich, tauschen sich aus, lesen, quatschen, lernen sich kennen. Und das in meiner Heimatstadt Solingen, denn, so eine Überraschung, eine solche Möglichkeit gab es bei uns bislang noch nicht. Als Autorin dachte ich mir, wenn es niemand sonst macht, dann muss ich es halt tun. Ich wusste, es wird eine Herausforderung. Doch wie viel Entbehrung und Arbeit, wie viel Überlegung und Planung, aber auch wie viel Spaß und Freude damit einhergehen, hätte ich vorher nicht gedacht. Davon möchte ich Euch an dieser Stelle erzählen.

Also, was gibt es zu berichten?

Zunächst kann ich Euch sagen, so eine Veranstaltung zu organisieren ist keine leichte Aufgabe. Ihr solltet euch im Klaren darüber sein, dass es viel Zeit und Nerven kosten wird. Als Organisator seid ihr im Grunde für alles verantwortlich und müsst für alles gerade stehen, jedenfalls wenn ihr es so macht, wie ich es tat. Ich habe meine erste Veranstaltung 2018 zu 90% alleine ins Leben gerufen und organisiert. Es hat mich einige Nerven gekostet und teilweise saß ich stundenlang vor dem PC. In diesem Jahr habe ich mir ein bisschen Unterstützung gesucht. Ich habe zum Beispiel den ganzen Bereich Buchhaltung an jemanden abgegeben, der so etwas sehr gerne macht und auch Ahnung davon hat.

Bevor Ihr mit der Organisation beginnt, überlegt Euch gut Euer Konzept. Angefangen über die Location, die Größe der Veranstaltung, welche Autoren (Genre? Regionale? Bekannte oder auch Unbekannte? SPler oder nur Verlagsautoren?), lasst Ihr auch Dienstleister zu, wie z. B. Lektoren?

Fragt Euch, was macht meine Veranstaltung einzigartig? Beispielsweise, dass es in der Umgebung keine vergleichbare gibt? Oder bietet Ihr etwas an, was ungewöhnlich im positiven Sinne ist?

Sobald das Konzept steht, kümmert Euch so früh wie möglich um eine Location, die passt. Sowohl von der Miete, wie von der Größe, vom Ort (mitten in der Pampa ist nicht ideal) und natürlich, ob sie an dem Tag, an dem ihr die Veranstaltung stattfinden lassen wollt, auch buchbar ist. Ich empfehle einen Samstag zu wählen; wenn möglich, nicht mitten in den Ferien. Auch solltet Ihr beachten, dass Eure Veranstaltung zeitlich nicht mit den drei großen Buchmessen im Jahr kollidiert. Vielen Autoren ist es zu viel Aufwand, in kurzen Zeitabständen von einer Messe zur nächsten zu fahren. Des Weiteren schaut, ob in Eurer Region nicht zum gleichen Zeitpunkt eine andere Veranstaltung stattfindet, die Besucher von Eurer eigenen Veranstaltung abziehen könnte.

Habt Ihr das geklärt und geregelt, dann geht es los.

Wo und wie komme ich an Autoren? Ich habe mir die Mühe gemacht, Facebook durchforstet und x Autoren einzeln angeschrieben und eingeladen. Gleichzeitig habe ich aber auch einen „Werbe-und-suche-Post“ verfasst, den ich in diversen Gruppen dann geteilt habe. Das ist eine mühselige Arbeit, gerade das Anschreiben der einzelnen Autoren. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass von 100 Autoren, die ich anschreibe, am Ende sich ca. 20 angemeldet haben. Grob geschätzt.

Jeden Autor, der Interesse zeigte, habe ich in eine extra erstellte, geschlossene Veranstal-tungsgruppe eingeladen. Gleichzeitig habe ich darum gebeten, die Informationen weiter zu tragen, Autorenfreunden davon zu erzählen, es ggf. auch zu posten.

Sobald Ihr also die Autoren, die gerne mitmachen würden, an der Angel habt, fehlt noch das Anmeldeformular. Ich kann aus Erfahrung sagen: Es ist wichtig ist, dass die Autoren Euch neben ihrem Namen, auch ihre Adresse, Mailadresse und ggf. auch das Pseudonym geben. Sprich, das sollten sie im Anmeldeformular angeben. Dann noch eine sehr wichtige Sache; Ihr braucht AGBs bzw. Messebedingungen, die Ihr mit dem Anmeldeformular mitschickt. Wichtig ist, dass im Formular steht, dass der Autor die AGB´s gelesen und akzeptiert hat und sich mit seiner Un-terschrift verpflichtend angemeldet hat. Macht Euch schlau, was alles in den AGBs stehen sollte, bzw. schaut Euch um, was in den AGBs von ähnlichen Veranstaltungen steht. Des Weiteren braucht Ihr eine Veranstalterhaftpflicht. Ganz wichtig! Das schützt euch vor so einigem, was an Problemen vielleicht auftauchen könnte (Streitfälle usw.).

Nachdem Ihr das erledigt habt, werden hoffentlich die ersten Anmeldung eintrudeln. Das lässt das Veranstalterherz höher schlagen und man hat das Gefühl den Jackpot geknackt zu haben ... doch dann kommt oftmals die große Ernüchterung, denn all die Daten müssen schließlich auch verarbeitet werden. Was ist also zu tun, damit Ihr selbst nicht den Überblick verliert und schnell alles findet, wenn es sein muss?

Ich verrate Euch, wie ich es gemacht habe (ich übernehme keine Garantie, dass es DIE Lösung ist). Ich habe zu jedem Autor einen Ordner erstellt. Dort habe ich dann alles, was ich so an Daten bekommen hatte, reingepackt. Ich habe z. B. darum gebeten, mir ein Autorenfoto, eine Kurzvita und, wenn vorhanden, Buchtrailer und/oder Textschnipsel usw. zukommen zu lassen. Bei Autoren, die ein Pseudonym verwenden, habe ich den Ordner sowohl mit dem Klarnamen, als auch dem Pseudonym benannt, dies machte es einfacher für mich. Des Weiteren habe ich noch einen Ordner, in den ich alles, was ich an Bildern für die Veranstaltung so hatte, reingepackt habe. Werbeplakate, Flyer, Werbetrailer, Logo, Einzelteile des Logos (hier wollte ich die Feder noch mal einzeln haben) etc.

Neben all diesen Ordnern habe ich aber schon sehr, sehr früh angefangen, Exceltabellen zu erstellen (dabei hasse ich das): eine allein schon wegen des Programms/Zeitplan für Lesungen etc. Die Autoren, die lesen wollen, sollen Euch unbedingt mitteilen, aus welchem Buch sie vorlesen möchten und welchem Genre das Buch angehört, schließlich wollen die Besucher das ja auch gerne wissen.

Wo wir schon beim Programm sind; wollt/braucht Ihr ein Programmheft? Falls ja, wie soll es aussehen? Wie groß soll es sein? Was, wie, in welcher Reihenfolge? Wo lasst Ihr es drucken? Ich habe diesen Part an meinen Coverdesigner abgegeben. Natürlich habe ich vorgegeben, wie ich mir das grob vorstelle. Das Programmheft kann auch erst erstellt werden, wenn Ihr den finalen Zeitplan habt.

Ich habe in diesem Jahr meinen Teilnehmern angeboten, dass sie eine Werbeanzeige im Pro-grammheft platzieren können (kostenlos). Damit peppe ich das Programmheft noch ein wenig auf. Hier habe ich es so gehandhabt, dass ich nur die Größe/Maße der Anzeige vorgegeben habe. Alles andere, wie die Anzeige dann aussieht, was drin steht usw., habe ich ganz allein den Teilnehmern überlassen. So habe ich nun viele unterschiedliche, aber gleich große Anzeigen. Bei diesen Anzeigen gibt es folgendes zu berücksichtigen: Nicht jeder Autor kann diese selbst erstellen, einige sind damit in der Tat überfordert. Ich war so nett und habe mithilfe von Canva, meine Hilfe angeboten (kostenlos). Wenn Euch das zu unprofessionell ist oder ihr keine Zeit habt, dann könntet ihr in der Gruppe schauen, ob jemand bereit wäre, auszuhelfen. All das könnt ihr machen, müsst es aber nicht. Ich mache es, weil es mir wichtig ist. Ich bin selbst auch noch Autorin und weiß, wie wichtig es ist, sichtbar und präsent zu sein. Außerdem bin ich (glaube ich) einfach nett ;)

Ein weiterer Tipp:

Erstellt einen Mailverteiler (Achtung! DSGVO, daher alle, bis auf eine Mailadresse ins BCC packen). Generell, auf die DSGVO bezogen, bedenkt dies auch in Euren AGBs und im Anmelde-formular. Ein Mailverteiler macht vieles einfacher. Ich verschicke immer wieder mal Rundmails, in denen Infos für alle Teilnehmer zu finden sind oder wo ich einen Zwischenbericht gebe. Auch kann man so wunderbar das Werbeplakat für die Social Networks verschicken.

Was ich auch gemacht habe: immer wieder die aktuellen Tabellen gezeigt, mit der Bitte, dass jeder Teilnehmer darüber schaut, ob alles passt, oder ob ich jemanden vergessen habe (würde mir natürlich nie passieren...!). Wenn es vorläufige Tabellen oder Entwürfe sind, betont das in jedem Fall. Sonst wird es schwierig.

Wir nähern uns dem Ende, versprochen. Nur noch einige wenige Dinge, die ich Euch mit auf den Weg geben möchte. Ich habe für meine Veranstaltung eine extra Webseite gebastelt. Das war für mich als Laien einer Herausforderung und hat mich sehr viel Zeit, Nerven und Haare-Raufen gekostet. Das Schönste ist allerdings, wenn diese einmal steht, dann wird es leichter. Warum eine Website? Erst einmal, gibt es doch tatsächlich Menschen (Skandal!), die kein Facebook und Co. nutzen. Es wäre doch blöd, wenn die nicht mit einbezogen würden. Zweitens: Es macht einen professionelleren Eindruck und zeigt, dass es Euch ernst mit der Veranstaltung ist. Und drittens: Hier könnt Ihr das Programm, alle Infos zu eurer Veranstaltung, Ansprechpartner, Infos zur Anmeldung und ganz wichtig, die Teilnehmer mit drauf packen. Ich habe meine Teilnehmer nach Genre sortiert dort stehen. Man kann deren Namen anklicken und wird auf eine Seite weiter geleitet, wo dann alles zu dem Autor steht. Dort habe ich auch Buchtrailer (sofern der Autor einen hat), Textschnipsel usw. stehen. Da ich auch Dienstleister an Bord habe, stehen die natürlich auch mit auf der Seite unter dem entsprechenden «Punkt». Ich habe die Domain übrigens dann in diesem Jahr auch gekauft, weil ich nicht das Word «wordpress» mit in der Adresse haben wollte.

Was Ihr auch noch bedenken solltet: wollt Ihr, dass die Autoren Namensschilder tragen? Fragt sie dazu, viele haben schon welche. Wer keins hat, aber eins haben will, soll euch das mitteilen und auch sagen, was genau darauf stehen sollte. Natürlich nur, wenn Ihr als Veranstalter das auch wollt, dass es Namensschilder gibt.

Zum Thema Werbung: Ich selbst mache Werbung mit Plakaten, Flyern und eben über die sozialen Netzwerke. Und ich wende mich natürlich auch an die Presse und das lokale Radio. Meine Autoren unterstützen mich dabei. Zusätzlich habe ich noch eine Veranstaltungsseite auf Facebook. Dort poste ich dann gerne mal einen Textschnipsel oder einen Buchtrailer, um den Leuten die Veranstaltung schmackhaft zu machen. Zudem ist dies noch einmal Werbung für die Autoren.

So und nun komme ich auch zum guten Schluss.

Eines solltet ihr stets im Auge haben: Es ist EURE Veranstaltung, IHR seid der Chef und sagt, wo es lang geht (natürlich dabei nett und respektvoll bleiben). Das ist wichtig. Natürlich sind Verbesserungsvorschläge, Ideen etc. toll, aber am Ende entscheidet immer Ihr, ob und was Ihr davon umsetzen wollt. Lasst Euch nicht auf der Nase herumtanzen (ich spreche aus Erfahrung!).

Dann solltet ihr euren Teilnehmern Fristen setzen, bis wann sie was eingereicht haben müssen. Ansonsten wird es sehr «witzig» und kann die ganze Planung zum Stoppen bringen.

Auch lasst Euch immer alles bestätigen. Sei es den Erhalt der Rechnung oder den Erhalt der Programmübersicht usw. So kann Euch niemand was am Ende. Alle Deals mit Sponsoren, der Location etc. sowieso immer schriftlich festhalten!

Denn, wer schreibt, der bleibt. Deswegen bin ich ja auch Autorin ;)

In diesem Sinne, viel Erfolg und Spaß, bei was auch immer ihr zu tun gedenkt.

Vielen Dank, Christina, für diesen Beitrag, den ich sofort angefragt habe, als ich auf der ersten Fabula Est war und sogar aus Traumschrott lesen durfte. So viel Mühe, so viel zu bedenken. Vielleicht wird es einigen Lesern bei eigenen Veranstaltungen helfen. Dem Rest zeigt es auf jeden Fall, was Du alles für Fabula Est leistest. Danke Dir, auch und besonders, dafür!